La ley de archivos otorga facultades para determinar qué documentos deben conservarse o eliminase

La decisión del Estado Mexicano de constitucionalizar su reconocimiento y protección se explica porque son garantías esenciales de diversos derechos, entre los cuales se encuentra el del acceso a la información pública, a la protección de los datos personales, a la justicia y a la verdad, así como garantía de bienes jurídicos relevantes como el buen ejercicio de los recursos públicos y la integridad gubernamental.

El diputado morenista Juan Hugo de la Rosa García, precisó que como parte de la memoria viva de nuestra nación, también tienen que ser selectivos, por esa razón desde mediados del siglo pasado, la comunidad archivística se ha planteado la necesidad de decidir ¿qué documentos se deben conservar?.

De acuerdo a la iniciativa que presentará el legislador Juan Hugo de la Rosa en la Cámara de Diputados, los documentos experimentan un ciclo de vida que recorre una etapa activa, en tanto los documentos y expedientes se van integrando, una etapa semiactiva en la que los expedientes se resguardan para fines de consulta y una última etapa, inactiva, en la que es necesario determinar qué documentos deben conservarse y trasladarse al archivo histórico y cuáles deben de ser eliminados.

Destacó que al emitirse la Ley General de Archivos, en cumplimiento del mandato constitucional de la reforma de 2014, se debatió mucho la naturaleza jurídica del Archivo General de la Nación y al quedar configurado como un organismo descentralizado no sectorizado, sus determinaciones sólo tienen jurisdicción sobre la administración pública federal lo que implica que sus decisiones no alcanzan para ser vinculantes al resto de los poderes e instituciones.

De la Rosa García destacó que la iniciativa que presentará en el Pleno Cameral pretende otorgar la atribución de autorizar esas decisiones a las áreas coordinadoras de archivo de los sujetos obligados que no formen parte

de las administraciones públicas federal y estatales, con lo que se ayudará a consolidar el modelo de gestión documental y a asegurar el desarrollo del ciclo vital de los documentos.

Apuntó que al armonizarse la legislación estatal y replicarse el mismo diseño administrativo esto implicó que las decisiones de los Archivos Generales Estatales no son vinculantes para el resto de los Poderes, instituciones y los municipios.

Por último, el diputado de Morena Juan Hugo de la Rosa García sostuvo que lo anterior genera un vacío legal sobre la determinación de la decisión más trascendente en la materia, la autorización de las bajas documentales en esas instancias, así como con respecto a la decisión más importante en la organización y funcionamiento del archivo: la autorización de los instrumentos de control, el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental.